Каталог старовинних книг · Мапи · Гравюри · Подарункові видання · Дописи про антикваріат · Контакти Friday, January 18, 2019
Новини
16.10.2013
Названо лауреатку Букерівської премії


22.07.2013
Драгоценные копейки


30.07.2012
Aрхивариус нашел в серванте редкий экземпляр "Потерянного рая"


17.05.2012
Редкости - в массы!


17.05.2012
Что скрывает тайна библиотеки Атлантов


Территория архивариуса
Территория архивариуса
Каковы условия архивного хранения документов вне офиса

Хранение документов можно доверить специализированным организациям. Преимущественно это частные архивы, которые существуют легально (их деятельность регулируется ст. 22 Закона «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях»). Подобная услуга пригодится компаниям не только при необходимости оптимизировать издержки на архив (объем бумажной документации в организациях в среднем ежегодно увеличивается на 10–15%), но и когда нужно хранить различные бумаги подальше от контролирующих органов.
За семью замками
[info]
Право доступа
Выемка следственными органами хозяйственных документов из частных архивов, как рассказал Александр Субботин, партнер, адвокат ЮК «Тарасов и Партнеры», регулируется ст.178–184, 186, 188, 189 Уголовно-процессуального кодекса Украины. Согласно закону, изъятие должно проводиться только в дневное время (ст.180 УПК). Для изъятия оригиналов первичных финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов, а также документов, содержащих банковскую тайну, представители следственных органов обязаны предъявлять постановление суда. Во время выемки должны присутствовать двое понятых, работники архива, находящиеся в этот момент на территории хранилища, а также хозяева документов. Если все формальности соблюдены, а представители архива отказываются выдавать документы, следователь может изъять их в принудительном порядке. Кроме того, он имеет право запретить всем, кто находится в хранилище во время обыска, выходить из него. После выемки следователь должен предъявить всем присутствующим копии протокола, в котором указывается, что именно изъято. Кстати, для выемки документов из жилища также нужно постановление суда.
Бумаги, сданные на ответственное хранение, находятся в помещении с особым микроклиматом (температура не должна опускаться ниже +17°С, а влажность — быть в пределах 50–55%). Ежедневно архивариус проверяет состояние пожарных гидрантов, температуру и влажность, радиационный фон, а также освещение. Документы хранятся в специальных картонных коробах, рассчитанных 1,5–2,5 тыс. листов формата А4. В один такой короб можно поместить 20 кг бумаг. «Когда компания сдает на хранение документы, коробам присваиваются определенные штрих-коды, которые вносятся в электронную базу данных, — поясняет Станислав Гончаренко, директор компании OSG Records Management. — К ней имеет доступ только менеджер по работе с клиентами. Но при этом у него нет доступа в помещение архива, а у архивариуса — к электронной базе». Лишь менеджеру архива одновременно доступны и клиентская база, и вход в архив. На случай экстренных ситуаций (например, ночью клиенту срочно понадобились какие-то бумаги) он может по письменному запросу клиента изъять документы из хранилища. Исключений в отношении выемки единиц хранения нет ни для кого, даже для контролирующих органов. Если им вдруг понадобятся бумаги какой-либо компании, они должны предъявить решение суда. «У нас было несколько случаев, когда приходили представители контролирующих органов, — рассказывает г-н Гончаренко. — В первый раз они явились с письменным запросом, но когда наш юрист объяснил, что этого мало для законного изъятия бумаг, ушли ни с чем. Во втором случае, правда, подготовились основательно — бумаги пришлось выдать. Но при этом клиента обязательно ставим в известность о происходящем. Как только сотрудники контролирующих органов появляются у нас, мы первым делом звоним клиенту».
По желанию клиента короб с документами можно опломбировать. По словам Татьяны Гейчук, директора компании «Архив-Центр», в их архиве пломбируют короба и вскрывают пломбы только в присутствии клиента. Если владелец документов не может при этом присутствовать, то направляет в архив официальное письмо о том, что не возражает, чтобы процедура проходила без его участия. «У каждой пломбы индивидуальный номер, что значительно упрощает и ускоряет поиск документов. Пломбы одноразовые, то есть после вскрытия их уже невозможно просто снова запечатать», — говорит г-жа Гейчук. Поступившие на хранение документы всегда проверяются на радиоактивность. «Мы отдаем документы на хранение на условиях аутсорсинга, поскольку это позволяет оптимизировать затраты на содержание помещений, оснащение их пожарной и охранной сигнализацией, а также на соблюдение санитарных норм хранения документов, — сообщает Галина Неведова, начальник канцелярии компании «Рудь». — Я не рекомендовала бы сдавать на хранение уставные документы, бумаги, содержащие коммерческую тайну и часто запрашиваемые сотрудниками из архива». По словам Натальи Олейник, директора Украинской архивной компании, в большинстве случаев на хранение передается первичная бухгалтерская документация, имеющая ограниченный срок хранения. Особо важные документы (уставные договоры, реест­ры акционеров, соглашения о важных сделках и т.д.) чаще всего хранятся у юристов компании или в сейфах центральных офисов.
Фейс-контроль
Читайте также:
Дело на продажу
Нужен ли бизнес-брокер при реализации ...
Жизнь после гарантии
Что сулит корпоративным клиентам переход от авторизированного сервиса к ...
Архивная компания подписывает с клиентом договор о конфиденциальности, в котором оговариваются форма доступа, имена, фамилии, паспортные данные, электронные адреса людей, которые впоследствии могут запрашивать документы. Обычно это бухгалтер, делопроизводитель, офис-менеджер. «Этим людям присваивается личный PIN-код. И если приходит запрос от сотрудника компании-клиента, менеджер по работе с клиентами сличает все данные из формуляра доступа», — поясняет Станислав Гончаренко. Стандартный запрос на выемку, как правило, выполняется в режиме «сегодня на завтра». Если изъять бумаги нужно срочно, оформляется экспресс-заявка, но за срочность клиенту придется доплатить. Хранение одного документа стоит от 15 коп. до нескольких гривен в месяц. А в процедуру изъятия документов (именно это основной заработок архивов) включается стоимость транспортировки, поскольку многие хранилища находятся за пределами Киева. Так, обычная транспортировка обойдется в 65–80 грн, срочная — вдвое дороже. «Ночная выемка документов может стоить 800–1600 грн», — отмечает г-н Гончаренко. Цена зависит и от сложности поиска, поскольку документы хранятся в коробах как в систематизированном виде, так и хаотично. Соответственно, чем сложнее поиск, тем выше цена. Стоит отметить, что никто не может дать абсолютной гарантии сохранности документов. По словам Натальи Олейник, согласно мировой статистике, в архивах теряется в среднем 5% бумаг.
[к сведению]
Портрет хранителей
Перед началом работы архивариусы, имеющие доступ в хранилище, сдают на входе все воспламеняющиеся предметы и мобильные телефоны с видео- и фотокамерами. Это элементарные правила безопасности при работе с документами. Сотрудники архива ежемесячно проходят специальные противопожарные тренировки. С работниками, имеющими доступ в архив, подписывается договор о конфиденциальности, согласно которому они не могут разглашать информацию о документах, с которыми работают. Служба безопасности архива тщательно изучает кандидатов на работу в компании — перепроверяется информация о соискателях, изучаются базы МВД, ГАИ и даже психоневрологических диспансеров.









Автор: Наталия Кабирова
Опублікував admin , May 11 2012 - 11:24:56 0 Коментарів · 1487 Прочитувань Для друку
Комментарии
Нет комментариев.
Добавить комментарий
Для добавления комментария вы должны войти в аккаунт.
Рейтинги
Рейтинг доступен только для пользователей.

Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь для голосования.

Не оценено.
Соціальні мережі
facebook
ми в Facebook
Контакт
e-mail:gob-art@ukr.net
тел. (050) 310-86-97,
(067) 504-30-79.
Адреса: вул. Московська, 5/2 Б
тел. (044) 280-12-77
Гість
Ім\'я

Пароль

Запам'ятати мене



Реєстрація
Забули пароль?
3454525 унікальних відвідувань

Powered by PHP-Fusion v5.00 © 2003-2004

    Rambler's Top100     META - Украина. Украинская поисковая система